Så följer du upp leverantörers prestation över tid

Uppföljning av sysselsättningsfrämjande kontraktsvillkor börjar i leverantörens åtagande

De sysselsättningsfrämjande villkor som leverantören ska följa vid fullgörandet av kontraktet ska framgå av upphandlingsdokumenten. De gäller leverantörer som utför ett offentligt upphandlat kontrakt för en vara, en tjänst, en byggentreprenad eller en koncession där sysselsättningskrav har ställts. Det är alltså upphandlingsdokumenten – inte en separat uppföljningsrutin – som avgör vad som ska stämmas av. Guiden avgränsas till uppföljning av just dessa villkor.

Enligt Upphandlingsmyndighetens tillämpningsanvisningar finns två villkorsvarianter. Leverantören kan åta sig att erbjuda anställningar eller praktik, eller att medverka i en dialog om sina förutsättningar för sysselsättningsfrämjande åtgärder. Varianten styr hur uppföljningen kan läggas upp och behöver vara klarlagd före första avstämningen.

I praktiken: ta fram avtalet och upphandlingsdokumenten och markera varianten, vilket eller vilka alternativ som ska kunna användas samt antalet månader. Den upphandlande myndigheten fyller själv i vilket eller vilka alternativ som ska gälla och antalet månader.

Två villkorsvarianter för sysselsättningsfrämjande åtgärder

Gör åtagandet mätbart – antal, målgrupp och tid

Hur många som ska sysselsättas och inom vilken tid bedömer den upphandlande myndigheten själv, bland annat utifrån kontraktets omfattning och längd. Myndigheten definierar eller avgränsar också målgruppen eller målgrupperna utifrån sina behov och förutsättningar och anger dem i villkoren så att leverantörerna förstår. Exempel på målgrupper är arbetslösa som behöver bygga på sin kompetens eller endast har förgymnasial utbildning, och arbetslösa med funktionsnedsättning som medför nedsatt arbetsförmåga.

Tre parametrar bär uppföljningen: antal personer, målgrupp och tidsram. Gör en tabell med en rad per person och kolumner för bedömningsgrund kopplad till målgruppen, startdatum, form (anställning eller praktik) och slutdatum. Använd samma tabell vid varje avstämning så att delresultat kan jämföras i stället för att bedömas var för sig.

Bestäm i förväg vilka underlag som ska lämnas vid vilken avstämning: dels det som visar att personen tillhör den angivna målgruppen, dels handlingar som visar att anställningen eller praktiken faktiskt har påbörjats och när. Då slipper du diskutera bevisning i efterhand, när utfallet redan är känt.

Exempel på målgrupper i sysselsättningsfrämjande kontrakt

Använd dialogen som återkommande avstämning

I dialogvarianten åtar sig leverantören att medverka i en dialog om sina förutsättningar för sysselsättningsfrämjande åtgärder. Tillämpningsanvisningarna har en egen punkt om krav på dialog, med mer information om villkoret "Dialog om sysselsättningsfrämjande åtgärder vid upphandling". Tillämpningsstödet är dock i huvudsak uppbyggt kring villkoren för åtgärder i form av anställning eller praktik.

Det ger två uppföljningslogiker. Ett åtagandevillkor följs i första hand upp mot uppnådd sysselsättning – antalet personer i målgruppen som fått anställning eller praktik inom tidsramen. Ett dialogvillkor följs i stället upp genom att leverantören återkommande redogör för sina förutsättningar: vilka hinder den ser, vilka roller internt som ansvarar för frågan och vad som gjorts sedan förra tillfället.

Lägg dialogen som en kalenderlagd avstämning med fast agenda och skriftliga minnesanteckningar från varje tillfälle. Anteckningarna blir både bevis på att dialogen ägt rum och underlag när du själv ska bedöma kontraktets omfattning och längd inför kommande upphandling.

Kontrolllista för uppföljning vid varje avstämning

Följ upp underleverantörerna, inte bara leverantören

Tillämpningsanvisningarna har en egen del om underleverantörer, vid sidan av punkterna om villkorens tillämpningsområde, krav på dialog, koppling till föremålet för upphandling, definition av målgrupp samt arbetsrättsliga förutsättningar och villkor. Kedjan behöver därför hanteras separat: vad leverantören redovisar om sig själv säger inget om vad en underleverantör har gjort.

I praktiken: begär en lista över vilka underleverantörer som utför delar av kontraktet och vilka av dem som bidrar till åtagandet. Knyt varje person i uppföljningen till rätt part och rätt arbetsgivare, och samla in underlagen via leverantören så att du får samma typ av dokumentation från hela kedjan. Gör det till en rutin att byte av underleverantör anmäls skriftligt, med uppgift om hur åtagandet påverkas.

Sätt ett eget avstämningsdatum för underleverantörsledet om det är där utfallet uppstår. Annars riskerar uppföljningen att visa noll fram till avtalstidens slut, trots att arbetet pågått hela perioden.

När avtalet är ett ramavtal – anpassa tempot

Anvisningarna har en särskild del om sysselsättningsfrämjande villkor vid ramavtal. Förutsättningarna skiljer sig: i ett ramavtal fördelas utförandet över avrop och över en längre avtalsperiod, och då behöver antal och tid räknas samman på en annan nivå än i ett enskilt kontrakt.

Bestäm därför i förväg på vilken nivå utfallet följs upp – per avrop, per leverantör eller per avtalsområde – och hur delresultaten ska summeras. Utan en gemensam sammanställning går det inte att avgöra om åtagandet uppfylls över hela perioden, bara om enskilda avrop lyckats.

Fördela arbetet: den som gör avrop dokumenterar enligt samma mall, och en namngiven funktion sammanställer. Dokumentationen per avrop ska kunna läsas ihop i efterhand utan kompletteringar – antal, målgrupp, start- och slutdatum samt vilken avtalsperiod posten hör till.

Tidslinje för uppföljning vid ramavtal

En uppförandekod som gemensam referens

En uppförandekod för leverantörer är ett dokument som den upphandlande organisationen inför och som leverantörerna förbinder sig att följa. Offentliga myndigheters inköpsverksamhet regleras i lagen om offentlig upphandling. Finansutskottet har i betänkande 2017/18:FiU34 ställt sig bakom att krav vid offentlig upphandling ska genomsyras av enkla, tydliga och likvärdiga villkor oavsett företagens storlek och företagsform – en användbar riktlinje när koden formuleras, eftersom den ska kunna tillämpas likadant på stora leverantörer och små underleverantörer.

Använd koden som samtalsgrund vid varje avstämning: hänvisa till aktuell punkt, fråga om den följts och knyt varje avvikelse till en namngiven punkt i koden. Då blir bedömningen av samma sak likadan vid avstämning ett och fem, och avvikelser går att följa över tid i stället för att bedömas på nytt varje gång.

Koden behöver hänga ihop med övriga villkor i avtalet. Gör en enkel matris: kodpunkt, motsvarande kontraktsvillkor (inklusive sysselsättningsvillkoren med antal, målgrupp och tidsram), uppföljningspunkt och ansvarig hos dig. Då blir koden en del av uppföljningen och inte ett fristående dokument som bara nämns vid avtalsstart.

Granska i efterhand och samla avvikelserna

Spara vid varje avstämning leverantörens redovisning, dina egna noteringar och den bedömning du gjort, med datum. Använd samma poststruktur varje gång, så att avvikelser framträder som ett mönster över tid och inte som enskilda händelser. Granska underlagen även mellan avstämningarna, inte bara vid de bokade tillfällena.

Skilj på olika typer av avvikelser eftersom de leder till olika åtgärder: utebliven redovisning, redovisning som inte styrker tillhörighet till målgruppen, antal personer under det avtalade antalet, och personer vars anställning eller praktik faller utanför den angivna tidsramen. Avgör för varje avvikelse om den ska åtgärdas under avtalsperioden eller tas med som erfarenhet till nästa upphandling.

Erfarenheterna är det material du sedan använder när antal och tidsram bestäms på nytt – en bedömning som enligt anvisningarna ska göras utifrån bland annat kontraktets omfattning och längd. Målgruppen definieras eller avgränsas i stället utifrån den upphandlande myndighetens behov och förutsättningar. Om tidigare åtaganden inte nådde det angivna antalet, eller om målgruppen visade sig svår att rekrytera ur, är det kunskap som ska ligga till grund för nästa upphandling i stället för att lämnas kvar i den gamla avtalsmappen.