Avtalsvillkor att se över vid köp av tjänster

Parter och tjänstens omfattning

Ange parterna först i avtalet: företagsnamn och organisationsnummer. Konsumentverket rekommenderar det uttryckligen för att det ska framgå vem som är part, och uppgifterna behövs för att du ska kunna kontrollera leverantören mot myndigheternas register. Använd samma benämningar hela avtalet igenom – till exempel “vi” för utföraren och “du” för beställaren – och förklara dem i en inledande punkt.

Beskriv tjänsten så att den går att bedöma i efterhand: vad som ska göras, var, i vilken omfattning, med vilket material och vilket resultat. Lista uttryckligen vad som inte ingår – till exempel bortforsling, ytskikt, el- och VVS-arbeten eller myndighetsansökningar. Ange också vilka dokument som ska levereras vid avslut: egenkontroll, besiktningsprotokoll samt drift- och skötselinstruktioner.

Köper du som konsument ger konsumenttjänstlagen stöd: står du för materialet ska företaget granska det och meddela dig om det är felaktigt eller lämpligt att använda. Skriv in samma gransknings- och rapporteringsplikt även när båda parter är företag, så att fel material upptäcks före arbetet.

Pris, betalning och tilläggsarbeten

Bestäm om priset är fast eller rörligt. Fast pris ger förutsägbarhet men kräver att omfattningen är låst; löpande räkning kräver avtalat timpris, rutin för hur arbetade timmar rapporteras och hur avstämning sker. Ange vad priset omfattar – arbete, material, resor, maskiner, etablering, eventuell sanering – och om det är inklusive eller exklusive moms. Skriv in när fakturering får ske (förskott, efter delmoment eller månadsvis i efterskott), betalningstid, dröjsmålsränta och eventuella fakturerings- eller uppläggningsavgifter.

Ändringar och tilläggsarbeten behöver en egen rutin: skriftlig beställning med pris och tidskonsekvens innan arbetet startar, samt godkännande från en namngiven person hos dig. Byggföretagen har kontraktsformulär för ändringar och tilläggsarbeten enligt de allmänna bestämmelserna ABS 18 för småhusentreprenader. För reparations- och ombyggnadsarbeten bör i stället de allmänna bestämmelserna i Hantverkarformuläret 17 användas – använd dem eller motsvarande mall.

Vid rörligt pris: kräv tidrapporter som attesteras löpande, bestäm hur ofta du får dem och avtala ett tak för hur stora tillägg får bli innan nytt godkännande krävs. Bestäm också vad som gäller om arbetet avbryts i förtid, till exempel hur redan utfört arbete och inköpt material regleras.

Utförande, tidplan och fackmässighet

Konsumenttjänstlagen kräver att företaget ser till att den som utför tjänsten har rätt kompetens och nödvändig utbildning, att tjänsten utförs fackmässigt enligt branschens regler och standarder och att arbetet inte strider mot säkerhetsföreskrifter eller förbud i produktsäkerhetslagen eller marknadsföringslagen. Skriv in motsvarande krav även mellan företag: namnge behörigheter, certifieringar eller branschregler som gäller och hur du verifierar dem.

Enligt konsumenttjänstlagen ska företaget ta till vara beställarens intressen och samråda, avråda om du inte har rimlig nytta av tjänsten, inte välja dyraste eller mest tidskrävande utförande och upplysa om förberedelser du själv kan göra som påverkar tid och pris. Omsätt det i avtalet: utse en kontaktperson hos leverantören och en hos dig, bestäm hur beslut som ändrar utförandet dokumenteras och kräv att leverantören meddelar hinder i tid.

Sätt start- och slutdatum och delmål däremellan. Skriv in vad som måste vara klart från din sida – tillträde, el, vatten, rivning, utrymning – för att tidsplanen ska hålla. Bestäm konsekvenserna av försening: nytt slutdatum, dagbot eller rätt att låta någon annan utföra kvarvarande del på leverantörens bekostnad, samt hur förseningar som beror på dig hanteras.

Leverantörens skatt och avgifter – avtala om uppföljning

Kontrollera leverantören i Skatteverkets offentliga uppgifter innan avtalet skrivs. Där finns godkännande för F-skatt, momsregistrering, registrering som arbetsgivare och beslutade arbetsgivaravgifter för de tre senaste månaderna. Uppgifterna hämtas via Hämta företagsinformation, som är öppen för alla och inte kräver e-legitimation: du söker ett företag i taget och får svar via mejl. Skatteverket lämnar inte ut uppgifter till företaget om att du gjort en förfrågan. Alternativt fyller du i blanketten Begäran/Svar offentliga uppgifter (SKV 4820).

Skatteverket lämnar däremot inte uppgift om företaget har betalat sina beslutade skatter och avgifter – det måste du begära från företaget, som kan visa utdrag från sitt skattekonto (kontohistorik). Gör det till en avtalad skyldighet: leverantören ska visa kontohistorik före avtalet och under avtalstiden, med intervall som du bestämmer, till exempel kvartalsvis. Redan i anbudet kan du kräva kontohistorik för det senaste året.

Låt inte leverantören välja period själv – då kan den välja en period som ser bra ut. Ange perioden själv. Leverantören tar fram utdraget i e-tjänsten Skattekonto via Transaktioner och kontoutdrag, Bokförda transaktioner, datumintervall och transaktionstyp Alla valda, söker fram transaktionerna och beställer utskrift av sökresultatet; utdraget kan skickas direkt till dig. Bestäm i förväg vad som händer om utdraget inte lämnas, till exempel att betalningar hålls inne till dess att det kommit.

Nyckeluppgifter från Skatteverket för leverantörskontroll

Fel, reklamation och påföljder

Definiera i avtalet vad som räknas som fel: att utförandet avviker från avtalet, från branschens regler och standarder eller från uppgifter leverantören lämnat. Kom överens om hur fel anmäls – skriftligt till en namngiven kontaktperson – och vad leverantören ska göra: bekräfta mottagandet, besiktiga och lämna åtgärdsförslag inom en bestämd tid. Tvingande konsumentskyddsregler gäller oavsett villkoren.

Har du köpt tjänsten som konsument måste du reklamera fel som upptäcks inom tre år efter att uppdraget avslutades, och inom tio år om det gäller arbete på mark, byggnader eller andra fasta saker, enligt konsumenttjänstlagen. Klaga inom skälig tid – två månader från att du upptäckte felet räknas alltid som skälig tid. Är båda parter företag gäller villkoren ni förhandlat fram, så skriv in anmälningsfrister och svarstider uttryckligen.

Bestäm vilka påföljder som får användas och i vilken ordning: rättelse utan kostnad för dig, prisavdrag som motsvarar felet eller hävning om felet är stort och allvarligt – vid ringa fel bör hävningsrätt inte finnas. Avtala vem som står för kostnaden för att konstatera felet, till exempel en besiktning, och vad som gäller om felet inte åtgärdas inom avtalad tid.

Villkorens tydlighet, språk och uppdatering

Konsumentverkets riktlinjer för avtalsvillkor fungerar som checklista när du granskar eller tar fram villkor: använd rubriker, skriv på svenska om du riktar dig till Sverige och datera villkoren så att giltighetsdatum framgår. Varje villkor bör innehålla en skyldighet eller rättighet för någon part; för mycket information gör dem onödigt långa och svårlästa.

Använd samma ord för samma sak genomgående, ändra inte innebörden i juridiska begrepp och skilj varianter åt med rubriker och namnsättning. Om webbplats eller annat material hänvisar till villkoren ska uppgifterna stämma – länka direkt till det aktuella, numrerade villkoret och se till att kundtjänstens svar överensstämmer med villkoren.

Inför en rutin för att se över villkoren med jämna mellanrum: jämför med ny lagstiftning och nya rättsfall, utvärdera villkor som varit svåra att förstå eller tillämpa och situationer som inte är reglerade men där behov uppstått. Konsumentverket nämner konsumentköplagen och distansavtalslagen som exempel på lagar som skyddar konsumenter.

Viktiga punkter att kontrollera i avtal om tjänsteköp

Tjänsteköp från utlandet

Köper du tjänster från ett företag i ett annat land ska du som regel redovisa både utgående och ingående moms för köpet. Bestäm i avtalet vem som hanterar momsen, vilka uppgifter fakturan ska innehålla för din redovisning och hur eventuella justeringar i efterhand hanteras.

Betalningsvillkoren avgör var risken ligger. I internationell handel beskrivs förskottsbetalning som det säkraste betalningsvillkoret och remburs som näst säkraste; vid remburs sker utbetalning när köparens och säljarens banker har fått viss dokumentation om leveransen (Företagarna). För dig som köpare innebär förskott att risken förskjuts till dig, medan remburs kopplar betalningen till att dokumentationen finns. Om leverantören kräver förskott kan du fråga om den i stället kan försäkra sig mot betalningsrisk, till exempel hos Exportkreditnämnden.

Om avtalet omfattar varor eller material: använd Incoterms, ICC:s villkor för betalning, riskövergång och transportsätt, och skriv in vilken variant som gäller – varianterna förkortas med tre bokstäver. EXW innebär att köparen hämtar varan vid fabriken; FCA innebär att säljaren lämnar varorna till transportören och att köparen tar över risk och kostnader. ICC rekommenderar FCA i stället för EXW vid utrikeshandel. Kontrollera att villkoret motsvarar hur du faktiskt tar emot godset och vem som tecknar transportförsäkring.