Så genomför du en behovsanalys inför leverantörsval

Vad behovsanalysen ska ge inför leverantörsvalet

Enligt Upphandlingsmyndigheten är behovsanalysen steget där ni undersöker och preciserar behoven som ligger till grund för upphandlingen. Den ger en bild av förutsättningarna och blir utgångspunkt för krav, villkor och kriterier i upphandlingsdokumenten. Den ger också grund för dialog med potentiella leverantörer och stöd både i upphandlingsfasen och under avtalstiden.

Publitech beskriver behovsanalysen som en kartläggning av verksamhetens behov i dag och i nära framtid, i syfte att ta reda på vilka förutsättningar, krav, villkor och tidsplaner som gäller. Dokumenterade behov blir en röd tråd genom upphandlingen och gör dialogen enklare med både interna intressenter och externa leverantörer.

Tidsplanen hör till analysen, inte till upphandlingstidplanen. Upphandlingsmyndigheten lyfter frågan om när behoven måste kunna tillgodoses som en av dem som ska besvaras. Energikontor Syd beskriver att strategisk upphandling börjar med en behovsanalys, och att det ger möjlighet att bryta gamla vanor, tänka nytt och göra förändringar – att ta ett steg tillbaka och börja från början är det bästa sättet att försäkra sig om att rätt beslut fattas.

Avgränsa uppdraget och knyt behoven till mål och styrdokument

Avgränsningen bestämmer vad behovsanalysen ska omfatta och därmed vad leverantörerna senare ska svara på. Upphandlingsmyndigheten föreslår frågor som: Hur ser hela organisationens behov ut, och varför behöver inköpet utföras just nu? Hur ska inköpet tas om hand och användas i organisationen? Svaren ringar in omfattning och tidpunkt och tvingar fram ställningstaganden om vad som ligger utanför uppdraget.

Börja med att ifrågasätta det ni alltid brukar göra. Energikontor Syd rekommenderar att tänka igenom hela processen och utgå från det faktiska behovet i stället för från invanda arbetssätt.

Filtrera behovet genom organisationens mål- och styrdokument. Enligt Energikontor Syd styr de mål ni ska bidra till vilka val ni gör; guiden ger exempel som att minska antalet fossilbränsledrivna resor (Fossilfritt Sverige 2030), öka folkhälsan eller personalhälsan, minska buller, trängsel och partiklar i luften eller att vara goda förebilder. Upphandlingsmyndigheten knyter ihop detta med kravställningen genom frågorna vilka krav som kan vara aktuella utifrån era målsättningar och behov, och vilka förutsättningar organisationen har att följa upp de krav man skulle vilja ställa till följd av behoven.

Kartlägg nuläge, tidigare avtal och lärdomar

En nulägeskartläggning beskriver hur ni hittills har löst behoven. Upphandlingsmyndigheten anger att den vanligtvis innehåller behovsområdets innehåll, befintliga kostnader, hur inköpsvolymerna ser ut, hur organisationen kring behoven ser ut, integreringar mot andra system och tjänster, antal användare kopplade till behoven, särskilda kännetecken inom behovsområdet samt angränsande uppgifter eller behovsområden.

Lägg till lärdomar från tidigare inköp. Upphandlingsmyndighetens frågor omfattar vilka lärdomar som finns från föregående inköpsprocess, vad som fungerat bra respektive mindre bra i nuvarande avtal, om det finns något som inte fungerar i nuvarande avtal och om nya utmaningar påverkar behoven framåt. Insamling av statistik om hur befintliga avtal används är en metod för att få fram underlaget.

Publitech pekar på motsvarande frågor på lösningsnivå: Vad fungerar bra och vad fungerar mindre bra med nuvarande lösning? Vilka funktioner saknar ni? Hur ska den nya lösningen förbättra er verksamhet? Vilka utmaningar möter användarna dagligen? Hur vill ni att systemet ska se ut om fem år? Svaren visar både nuläget och riktningen för det önskade läget.

Nyckelstatistik från behovsanalysen

Samla in behov från rätt intressenter

Vilka som ska bidra bestäms av behovets karaktär. Upphandlingsmyndigheten nämner interna dialoger och intervjuer med berörda verksamhetsansvariga, sakkunniga, användare, brukare och avtalscontrollers. Publitech lyfter fram beslutsfattare, berörd personal och andra intressenter. Poängen är att få med både dem som fattar beslut om resurser, dem som arbetar i lösningen dagligen och dem som ska följa upp avtalet.

Metoderna kan kombineras. Upphandlingsmyndigheten listar intervjuer, enkäter, fokusgrupper eller workshoppar, gap-analyser kopplade till nuläge kontra önskat läge samt insamling av statistik om hur befintliga avtal används. Publitech nämner workshops, intervjuer och observationer. Försäljningschefen beskriver att analysen genomförs just genom dialog, frågor, analys av data och egna iakttagelser – observationer fångar sådant som användarna inte själva formulerar.

Framtidsbehovet ska in i insamlingen, inte bara dagens problem. Publitechs fråga om hur lösningen ska se ut om fem år är ett sätt att fånga det. Låt också dem som ska leva med avtalet – exempelvis avtalscontrollers och verksamhetsansvariga – bedöma vilka krav som är realistiska att följa upp över tid.

Analysera behov, problem och gap

Skillnaden mellan symtom och bakomliggande behov avgör kvaliteten på resten av arbetet. Försäljningschefen beskriver att det vanligaste misstaget i en behovsanalys är att identifiera ett problem för snabbt: problem består av flera lager, och man behöver gräva djupare innan man presenterar en lösning. I praktiken innebär det att gå från det omedelbara symtomet till den bakomliggande orsaken och den verksamhetseffekt som ska uppnås.

Gap-analysen strukturerar jämförelsen. Upphandlingsmyndigheten anger att kartläggningen exempelvis delvis kan göras med stöd av en gapanalys som visar skillnaden mellan nuläge och önskat resultat efter genomförd upphandling. Jämför dagens lösning med det läge ni vill nå, område för område.

Analysen ska också ge svar på två konsekvensfrågor som Upphandlingsmyndigheten lyfter: när behoven behöver kunna tillgodoses, och vilka konsekvenser en eventuell utebliven leverans kan innebära. Den första styr tidsplanen för hela inköpet. Den andra visar vilka delar av behovet som är kritiska och därmed hur kraven på leveranssäkerhet, beredskap och villkor behöver utformas.

Prioritera och beskriv behoven i användbar form

Översätt behovsbilden till något som går att upphandla. Enligt Upphandlingsmyndigheten blir behovsanalysen utgångspunkt för de krav, villkor och kriterier som formuleras i upphandlingsdokumenten. Sortera behoven efter vad som är nödvändigt för att verksamheten ska fungera, vad som är önskvärt och vad som kan hanteras vid sidan av avtalet.

Pröva varje krav mot er uppföljningsförmåga. Upphandlingsmyndigheten ställer frågan vilka förutsättningar organisationen har att följa upp de krav man skulle vilja ställa till följd av behoven. Ett krav som inte går att verifiera under avtalstiden ger ingen styreffekt.

Beskrivningen ska spegla er egen verksamhet. Publitech varnar för att utgå från gamla avtal eller titta på en annan organisations upphandling – det kan leda till en felaktig kravställning som inte speglar de egna, unika behoven. Formulera vad som ska uppnås i er organisation och lämna utrymme för leverantören att föreslå hur det ska lösas.

Dokumentera och förankra behovsanalysen

Upphandlingsmyndigheten är tydlig med dokumentationskravet: gör en noggrann dokumentation av behovsanalysen, för om det i ett senare skede uppstår oklarheter i upphandlingen kan det vara bra att ha allt dokumenterat. Energikontor Syd beskriver samma nytta från andra hållet – att ställa frågor och besvara dem ger ett facit att ha i handen om det senare kommer frågor om vilka grunder besluten togs på.

Dokumentationen gör också analysen användbar längre fram. Publitech beskriver att dokumenterade behov ger ett gediget underlag som fungerar som en röd tråd genom hela upphandlingen och underlättar dialogen med både interna intressenter och externa leverantörer. Skriv ned både behoven och de avvägningar och antaganden som ligger bakom prioriteringarna.

Förankra bilden innan arbetet går vidare. Försäljningschefen rekommenderar att summera och bekräfta med motparten innan man går vidare, eftersom lösningen riskerar att missa målet utan en gemensam bild av problemet. I en upphandling motsvarar det att behovsbilden stäms av med verksamhetsansvariga, användare och de roller som ska följa upp avtalet, och att avvikande uppfattningar hanteras medvetet i stället för att lämnas öppna.

Använd behovsanalysen i dialogen med leverantörer och i leverantörsvalet

Behovsanalysen följer med genom hela inköpsprocessen. Upphandlingsmyndigheten anger att den ger en god grund för dialog med potentiella leverantörer och är ett stöd i upphandlingsfasen och under avtalstiden. Sourcingprocessen brukar beskrivas löpa från behovsanalys och marknadsundersökning via förhandling och avtalsskrivning till leverantörsuppföljning – behovsanalysen är det underlag som håller ihop stegen.

I leverantörsdialogen och marknadsundersökningen används analysen för att beskriva ert behov i stället för att låsa en lösning. Eftersom kraven och kriterierna enligt Upphandlingsmyndigheten har sin utgångspunkt i behovsanalysen blir den också förklaringen till varför ni frågar efter det ni gör, vilket underlättar arbetet från frågor till leverantörsmarknaden fram till utvärdering och tilldelning.

Vid uppföljningen återanvänds samma bild. Krav som formulerats med stöd av behovsanalysen ska enligt Upphandlingsmyndigheten gå att följa upp, och de konsekvenser av utebliven leverans som ni beskrev i analysen blir utgångspunkt för avtalsuppföljningen. Vid en förlängning eller en ny upphandling är det dokumenterade nuläget dessutom startpunkten för nästa behovsanalys.

Undvik vanliga fallgropar längs vägen

Att börja i kravspecifikationen. Publitech beskriver att det är lätt att snabbt fokusera på kravspecifikationen när ett nytt system ska köpas in. Motåtgärd: lägg kravarbetet efter behovsanalysen och utgå från det faktiska behovet, så som Energikontor Syd föreslår.

Att kopiera en annan organisations upphandling eller utgå från gamla avtal. Enligt Publitech är detta ett vanligt misstag som kan leda till en felaktig kravställning som inte speglar de egna behoven. Motåtgärd: gör en egen nulägeskartläggning med kostnader, volymer, användare och integrationer enligt Upphandlingsmyndighetens uppställning innan kraven formuleras.

Att sätta problemet för snabbt. Försäljningschefen pekar ut just detta som det vanligaste misstaget och konstaterar att problem består av flera lager. Motåtgärd: ställ följdfrågor om varför behovet finns och vad det leder till, och samla in data och egna iakttagelser som prövar den första tolkningen.

Att hoppa över dokumentationen. Utan dokumentation saknas facit om oklarheter uppstår senare i upphandlingen (Upphandlingsmyndigheten). Motåtgärd: skriv ned behov, avvägningar och ställningstaganden löpande under analysen i stället för i efterhand.

Att ställa krav som inte går att följa upp. Upphandlingsmyndigheten frågar uttryckligen vilka förutsättningar organisationen har att följa upp de krav man vill ställa. Motåtgärd: gå igenom uppföljningsförmågan redan i behovsanalysen och stryk eller skriv om krav som inte kan verifieras under avtalstiden.

Att inte förankra behovsbilden. Försäljningschefen beskriver att lösningen riskerar att missa målet utan en gemensam bild av problemet. Motåtgärd: summera och bekräfta behovsbilden med berörda parter innan arbetet går vidare till krav och leverantörsdialog.